Qué es un archivo de gestión documental

El software de gestión documental, conocido por sus siglas en inglés ECM (Enterprise Content Management) sirve para garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad y uso de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo vital.

Un servicio de almacenamiento de archivos en la nube, resulta una excelente herramienta para una pequeña o mediana empresa, o para aquellas empresas que sólo tiene la obligación de conservar las facturas. Sin embargo es muy limitado a la hora de gestionar diferentes tipos de documentos. También existen este tipo de software de código abierto que facilitan a las organizaciones con menos recursos acceder a una solución de gestión documental profesional.

Un archivo de gestión documental es muy importante ya que permite guardar y preservar con un criterio de orden y bajo determinadas categorías y tipologías, grandes cantidades de documentos de utilidad de una organización o persona, con el fin de facilitar su ubicación, búsqueda y consulta, sin necesidad de recurrir a grandes archivos, llenos de papeles.

La gestión documental hace énfasis en la correcta conservación y tratamiento de los documentos, bajo criterios de orden cronológico, conceptual, organizacional o alfa-numérico. El archivo de gestión de documentos es el instrumento o la forma destinada a garantizar esta gestión.

Dentro de las principales funciones de un archivo de gestión documental podemos mencionar:

• Conservación óptima de los documentos a través del tiempo
• Ordenamiento y clasificación lógica de la información
• Facilidad de búsqueda y consulta
• Facilitar la relación entre la información reciente que se va incorporando, con la data más antigua.

Clasificación de los archivos de gestión documental

De acuerdo a su importancia, dentro de la gestión documental se manejan diferentes tipos de archivo:

Archivo de gestión. Son conocidos como archivos activos, los cuales por su relevancia y relación con las actividades inherentes a las empresas, mantienen un movimiento constante y dinámico. Es manejado en las organizaciones por un período entre 1 a 15 años.

El ciclo de vida de los documentos que se mantienen en este archivo, está segmentado en las etapas de producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final.

Archivo central. Conserva documentos de consulta no tan frecuente, pero que continúan teniendo vigencia y utilidad, por eso se le conoce también como archivo semi-activo. Dentro del ciclo de vida de estos documentos, encontramos que se distinguen las etapas de organización, consulta, conservación y disposición final.

Archivo histórico. o archivo inactivo donde los documentos que lo integran provienen del archivo central y de gestión. A pesar de haber perdido utilidad para la realización de trámites, se conservan en razón de su valor agregado como base de investigación y soporte.

En su ciclo de vida se encuentran las etapas de organización, consulta, conservación y disposición final.

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