Qué es Gestión de documentos

Cuando hablamos de gestión de documentos, nos referimos a capturar, almacenar  y recuperar documentos. En la actualidad, todas las empresas y organizaciones capturan, almacenan y recuperan documentos diariamente.

Decenas de documentos llegan a una institución en forma de papel y también en formato electrónico y a pesar de que son de naturaleza diferente, ambos documentos deben ser relacionados y referenciados, a través de una gestión documental organizada, eficiente y profesional.

La gestión de documentos facilita la recuperación de documentos, permite el extracto de información requerida, la desincorporación de lo que no se necesite, la conservación de la información importante durante el tiempo necesario y la destrucción cuando ya no se requieran.

El sistema de gestión documental está sustentado en el manejo automatizado de la captura, organización, digitalización, clasificación y selección de documentos, utilizando una versión digital de los documentos inherentes a las actividades y gestiones propias de una institución.

Para tales fines, se ha diseñado un software para el control y organización de los documentos de toda la empresa, incorporando capturas y contenidos, incluyendo flujos de trabajo, mecanismos de reposición de documentos, sistemas de salida y de recuperación de información.

Ventajas de la gestión documental

Entre las bondades que conlleva la gestión de documentos, podemos enumerar las siguientes:

• Un sistema de gestión documental brinda la posibilidad de proteger la información confidencial a través de extremas políticas de seguridad y un control de acceso sustentado en roles, donde solo los usuarios bajo estricta autorización, pueden acceder a ciertos archivos y documentos.
• Mejora toda la gestión de los documentos de la empresa
• Con un sistema de gestión documental la localización de una información es inmediata y la gestión se realiza justo cuando se amerite.
• Con la incorporación de etiquetas, categorías y sub-categorías, los documentos se pueden organizar, localizar y recuperar con mayor facilidad. Una búsqueda con las palabras clave adecuadas, puede arrojar resultados satisfactorios en solo unos segundos.
• La eficiencia del trabajador se traduce en el ahorro de tiempo, y a su vez en dinero ahorrado.

A todo esto se debe agregar que el costo que representa mantener y ejecutar un sistema de gestión de documentos puede ser muy bajo.

La gestión de documentos es ideal para toda aquella empresa que apunta hacia el éxito, mejorando su eficiencia. En infoguia.com.pa podrás encontrar software de gestión y empresas que  puede ayudar a tu empresa a mejorar todo lo concerniente a la gestión de tus documentos.