Qué es un software de gestión

Un software de gestión es aquel que integra perfectamente las actividades que se desarrollan en la empresa y facilita el manejo de las necesidades que surgen diariamente.

Este tipo de software lleva adelante la gestión diaria y continua de los diferentes procesos y escenarios que puedan presentarse, permitiendo a la vez la inclusión, consulta, modificación, fusión o eliminación, a través de diferentes dispositivos como móviles, tables y ordenadores.

No todos estos programas o aplicaciones son iguales. Algunos son desarrollados para llevar adelante la gestión comercial, otros para la gestión documental, y los hay para la gestión empresarial.

Un software de gestión de documentos está integrado por los programas y aplicaciones informáticas creados para la gestión de grandes volúmenes de documentos, con un orden y categorización específicos, conformando un sistema de gestión documental.

La mayoría de los programas informáticos que integran el sistema de gestión, cuentan con las propiedades de mantener un registro de las diferentes versiones y modificaciones de los documentos que generen los usuarios.

El software aplicado a la gestión electrónica de documentos, permite un rápido acceso a la información contenida en los documentos, la cual además de texto, puede contener documentos multimedia, imágenes y videos en distintos soportes o formatos.

Primeros pasos en la creación del software de gestión 

Como antecedentes de los programas para el manejo de documentos utilizados en la actualidad, tenemos que en la década de los 80, varios desarrolladores en el área de la informática comenzaron a crear aplicaciones para gestionar documentos de papel.

Posteriormente, se crearon un segundo tipo de sistema que podía administrar documentos electrónicos, es decir, todos aquellos documentos o archivos creados a través de las computadoras.

Cada vez los desarrolladores de software crean nuevas versiones informáticas más sofisticadas y versátiles, que ofrecen mayor seguridad en el manejo de documentos digitales.

Una prueba de esta evolución, es el caso de los administradores de archivos como el explorador de Windows. Se trata de un software de gestión documental elemental, que permite tener acceso a los documentos y compartir la información que contienen, pero sin la capacidad de vincularla ni situarla en contexto.

Mientras tanto, una aplicación de gestión permite relacionar los documentos entre si y darles una relación en base a rasgos coincidentes. Brinda la posibilidad de buscar y encontrar información en la base de datos ofreciendo los documentos relacionados.

Dicho en otras palabras, una aplicación de esta índole provee una base operativa de colaboración, lo que se traduce  en su orientación a un contexto funcional con impacto contundente y relevante para cualquier organización, ya que facilita procesos y reduce los tiempos de ejecución.

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