Qué es un sistema de gestión documental

Un sistema de gestión documental es el conjunto de programas y aplicaciones destinados a la gestión electrónica de documentos, lo cual incluye su almacenamiento y seguimiento de una manera accesible, rápida y segura.

Si bien este es el principal objetivo de un sistema de gestión documental, usualmente poseen una gran variedad de características, alcances, formas y tamaños. Algunos sistemas documentales electrónicos son independientes, es decir, están conformados por programas diseñados exclusivamente para asistir a los usuarios con la gestión de archivos y documentos.

El Document management system (DMS), por sus siglas en inglés, está diseñado para almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos en una organización. Forman un paquete integral que además del manejo eficiente de la gestión documental, ofrece otras herramientas como calendarios, mensajería, blogs y wikis.

El sistema de gestión de documentos facilita a las empresas, compaginar eficientemente el manejo de documentos en papel y archivos digitales.

Los documentos físicos como cheques emitidos o recibidos, son escaneados para generar una versión digital que se almacena en el sistema de gestión de documentos.

Los formatos de archivo utilizados por el software de gestión documental son muy diversos y pueden ir desde sencillos documentos de Word, pasando por hojas de cálculo en Excel, presentaciones en Photoshop o archivos en PDF.

Elementos del sistema de gestión documental

Entre los elementos básicos que conforman un sistema de gestión documental, encontramos los siguientes:

·         Archivo de documentos

·         Check In / Check out

·         Coordinación de edición simultánea

·         Control de acceso y seguridad

·         Búsqueda y ubicación de documentos

·         Indexación y clasificación

·         Auditoría de procesos

La importancia en la implementación de un sistema de gestión documental radica en que evita el desperdicio de tiempo, esfuerzo e incluso dinero, en la fácil localización de documentos, gracias a la automatización de dichos procesos.

Ofrece además garantía de seguridad en el almacenamiento confiable de los documentos y la certeza de que estarán allí para cuando sean requeridos.

La necesidad de organizar la información es un factor importante para el éxito de un creciente número de empresas, no importando su tamaño, y por ello las copias en papel están pasando a ocupar un segundo plano.

Para organizar, compartir y acelerar el flujo de trabajo de forma eficiente, el sistema de gestión documental debe presentar algunas particularidades esenciales:

• Digitalización de documentos
• Centralización
• Mejorar el flujo de trabajo
• Seguridad de la información
• Compartir documentos

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